Collectivités : PV de réforme et cession du matériel informatique
Réformer, puis vendre, donner ou recycler : la décision, le procès-verbal, la sortie de l'inventaire et le cadre de la cession gratuite fixé par le Code général de la propriété des personnes publiques.
Mis à jour le 1 octobre 202611 min de lecture
Réformer du matériel informatique : définition et portée
Un matériel informatique réformé est un équipement usagé dont la personne publique n'a plus l'usage : c'est la définition que retient le décret n° 2023-266 du 12 avril 2023 pour les écrans et petits équipements informatiques des collectivités. La réforme ne fixe pas encore le sort du bien : elle ouvre la voie à une vente, à une cession gratuite ou au recyclage.
Au sens comptable, la mise à la réforme sort de l'actif, pour sa valeur nette comptable, un bien détruit ou mis hors service, sans contrepartie financière (DGFiP, guide des opérations patrimoniales, fiche 12). Choisissez donc la voie de sortie avant les écritures : vendre un bien déjà réformé en comptabilité oblige à annuler la réforme pour le réintégrer à l'actif (même guide, fiche 20).
Le matériel réformé relève du domaine privé mobilier, que les collectivités gèrent librement, y compris pour choisir leur mode de vente (DNID, mémento sur le don par les personnes publiques, 2022). La loi encadre en revanche strictement les cessions gratuites. Les textes applicables au parc public sont rassemblés sur la page conformité et législation.
La procédure de réforme du matériel informatique en six étapes
La procédure de réforme du matériel informatique d'une collectivité enchaîne six étapes. L'ordre compte : la voie de sortie se choisit avant les écritures, et les données s'effacent avant tout départ.
- Recenser le matériel. Lister les équipements sans usage, avec numéros de série et d'inventaire, état et valeur nette comptable.
- Choisir la voie de sortie. Arbitrer entre vente, cession gratuite et recyclage, selon l'état et la valeur de chaque bien.
- Faire autoriser la sortie. Faire voter une délibération ou, dans la limite de sa délégation, prendre une décision de l'exécutif.
- Effacer et établir le PV. Effacer chaque support, puis consigner les biens, le motif, l'état et la destination dans le procès-verbal.
- Céder le matériel. Signer l'acte de vente, la convention de cession gratuite ou le bordereau DEEE, avec l'engagement de réemploi du repreneur.
- Sortir le bien de l'inventaire. Mettre à jour l'inventaire et transmettre au comptable public le certificat administratif.
La logique rejoint celle de la mise au rebut du matériel informatique en entreprise, mais les acteurs diffèrent : l'ordonnateur décide et tient l'inventaire, le comptable public tient l'état de l'actif.
Délibération ou décision : qui autorise la réforme et la cession ?
Dans une commune, la sortie d'un bien relève du conseil municipal, qui « délibère sur la gestion des biens et les opérations immobilières effectuées par la commune » (CGCT, art. L2241-1). Il peut déléguer au maire, pour la durée de son mandat, la décision d'aliéner de gré à gré des biens mobiliers jusqu'à 4 600 euros (art. L2122-22, 10°), le maire en rendant compte au conseil (art. L2122-23). Les présidents de département et de région peuvent recevoir la même délégation (art. L3211-2 et L4221-5).
Au-delà, une délibération autorise la sortie ; pour un lot, elle gagne à annexer la liste des biens et leurs numéros d'inventaire. La convention type de cession gratuite publiée par la DNID vise d'ailleurs « la décision délibérative » qui l'autorise (mémento, annexe 6).
Le modèle de PV de réforme du matériel informatique
Le PV de réforme du matériel informatique consigne la décision et identifie chaque bien. Ses rubriques reprennent les mentions que la DGFiP attend sur le certificat administratif transmis au comptable (fiche 12), complétées pour l'effacement des données et le suivi du réemploi.
| Rubrique | Contenu attendu | Utilité |
|---|---|---|
| Référence | Collectivité, service, numéro et date du PV, délibération ou décision visée. | Rattacher le PV à l'autorisation. |
| Désignation des biens | Type, marque, modèle, numéro de série, localisation. | Identifier chaque équipement. |
| Numéros d'inventaire | Inventaire physique et inventaire comptable. | Sortir le bien de l'inventaire. |
| Données comptables | Date et valeur d'acquisition, valeur nette comptable, compte par nature. | Écritures du comptable. |
| Subventions | Subvention ayant financé le bien et son amortissement. | Apurer la subvention. |
| Motif et état | Obsolescence, panne ou fin d'usage ; fonctionnel ou hors service. | Justifier la réforme. |
| Données | Méthode d'effacement ou de destruction, référence du certificat. | Prouver la neutralisation des données. |
| Destination | Vente, cession gratuite (bénéficiaire et fondement) ou recyclage. | Tracer le devenir du bien. |
| Signatures | Agent ayant constaté l'état, autorité ayant décidé, date. | Valeur probante. |
Pour un lot, annexez la liste des numéros de série et les références des certificats d'effacement. Les documents remis par un repreneur privé sont présentés dans la fiche sur l'attestation de cession de matériel informatique.
Sortir le matériel réformé de l'inventaire et de l'état de l'actif
La sortie d'un matériel réformé se constate dans l'inventaire de l'ordonnateur et dans l'état de l'actif du comptable public. La DNID le rappelle : « la cession d'un bien nécessite une sortie préalable de l'inventaire et de faire le lien avec l'état de l'actif tenu par le comptable public » (guide des bonnes pratiques, 2021).
Pour une réforme sans contrepartie, l'opération est d'ordre non budgétaire : aucun titre ni mandat, le comptable passe les écritures au vu de la décision et d'un certificat administratif (DGFiP, fiche 12). Pour une vente, l'ordonnateur émet un titre de recette du prix, avec la délibération, l'acte de vente et un certificat administratif indiquant le numéro d'inventaire et les amortissements (fiche 20). Ces fiches visent les nomenclatures M14, M52 et M71 : votre comptable public confirme les pièces et imputations de la vôtre.
Vente de matériel informatique par une collectivité : les options
Une collectivité peut vendre son matériel informatique réformé. Contrairement aux services de l'État, tenus de passer par le Domaine, les collectivités « peuvent choisir un opérateur de vente public ou privé » (CGPPP, art. R3211-41, cité par collectivites-locales.gouv.fr). Le Domaine vend sans frais pour elles, aux enchères ou par appel d'offres, les acheteurs payant 11 % ou 6 % ; pour comparer des repreneurs privés, voir le cahier des charges de reprise de matériel informatique.
Un bien amorti n'est pas sans valeur : des durées forfaitaires « donnent une valeur nulle au bilan alors que le bien, malgré son amortissement comptable total, peut encore avoir une valeur marchande importante », observe la DNID, qui recommande de céder au plus près de la fin d'utilisation (2021).
Pour l'objectif de la loi REEN, un matériel vendu ne compte comme réemployé que si le repreneur s'est « préalablement engagé à effectuer une opération de réemploi ou de préparation en vue de la réutilisation » et peut en justifier (décret n° 2023-266, art. 2) ; les matériels de plus de dix ans à la réforme sont exclus du calcul. Les seuils annuels figurent dans la fiche réemploi : les obligations des collectivités.
Destock Info rachète depuis 2008 portables, postes fixes, all-in-one et écrans, quel que soit leur état. Chaque rachat de parc informatique se conclut par un bilan de traitement qui détaille le devenir de chaque équipement.
Cession gratuite de matériel informatique par les collectivités territoriales
La cession gratuite est un don de bien public que la loi autorise par exception, au profit de bénéficiaires qu'elle énumère. Depuis la loi 3DS du 21 février 2022 (article 178), l'article L3212-3 du CGPPP rend l'article L3212-2 applicable aux collectivités, à leurs groupements et à leurs établissements publics, sauf pour les cessions à des États étrangers et celles propres au ministère des armées. Les universités et organismes de recherche, établissements publics de l'État, relèvent directement de l'article L3212-2 : voir la reprise du matériel des universités et laboratoires.
| Bénéficiaire | Biens (CGPPP, L3212-2) | Revente autorisée ? |
|---|---|---|
| Associations de parents d'élèves, de soutien scolaire, d'étudiants | Matériel informatique (3°) | Non |
| Associations reconnues d'utilité publique ; associations d'intérêt général qui équipent des personnes précaires | Matériel informatique (3°) | Oui, à prix solidaire, au profit de personnes précaires |
| Organismes de réemploi agréés ESUS | Matériel informatique (3°) | Non, sauf association de la ligne précédente |
| Fondations et associations reconnues d'utilité publique consacrées à l'assistance | Biens meubles (2°) | Non |
| Agents de la collectivité | Matériel informatique et logiciels (5°) | Non |
| Autres personnes publiques, hors État | Biens meubles (11°) | Non |
300 €
Valeur unitaire maximale d'un matériel informatique cédé gratuitement.
CGPPP, art. D3212-3
180 €
Prix solidaire maximal de revente d'un ordinateur portable par une association habilitée.
Décret n° 2022-1413
4 600 €
Seuil de la délégation au maire pour aliéner de gré à gré des biens mobiliers.
CGCT, art. L2122-22
La valeur unitaire du matériel ne peut dépasser 300 euros (CGPPP, art. D3212-3 et suivants). Selon le mémento de la DNID, elle s'apprécie sur la configuration complète, unité centrale, écran, clavier et souris, et un matériel courant acheté neuf depuis au moins cinq ans respecte le plafond. Les associations s'engagent par écrit à n'utiliser le matériel que pour leur objet statutaire.
Les associations reconnues d'utilité publique ou d'intérêt général peuvent revendre ce matériel à des personnes précaires, ou à des associations qui les aident, à un prix solidaire plafonné par le décret n° 2022-1413 du 7 novembre 2022, toutes taxes comprises, pour un matériel en état de fonctionner :
- Ordinateur portable : 180 € au plus.
- PC fixe avec écran, clavier et souris : 150 € au plus.
- Tablette ou smartphone : 100 € au plus ; écran seul : 30 € au plus.
Les collectivités peuvent publier leurs offres sur le site des dons du Domaine, dons.encheres-domaine.gouv.fr. Le don d'une entreprise relève, lui, du mécénat, présenté dans la fiche don de matériel informatique d'entreprise. Le don aux agents a son équivalent privé dans la cession d'un ordinateur à un salarié.
Effacer les données avant de vendre ou de céder le matériel
L'effacement des données conditionne toute sortie de matériel informatique, vente comme cession gratuite. Pour les dons, le mémento de la DNID est explicite : « concrètement ces matériels doivent être impérativement blanchis et dotés d'un système d'exploitation libre » (2022). La CNIL proscrit de son côté la revente de supports non effacés (mars 2024).
Les postes d'une collectivité ont pu traiter des données d'état civil, d'action sociale ou de ressources humaines : la référence est la norme NIST SP 800-88, aux niveaux Clear ou Purge, avec un certificat par équipement. Les matériels porteurs d'informations classifiées, ou soumises à des obligations de sécurité propres, sont exclus du calcul de l'objectif de réemploi (décret n° 2023-266).
Pour le matériel qu'elle rachète, Destock Info efface chaque disque dans son atelier de Veurey-Voroize, près de Grenoble, selon la norme NIST SP 800-88, et remet un certificat par équipement ; les méthodes sont décrites sur la page sécurité et effacement des données.
À retenir
Sources
- Guide des opérations patrimoniales, fiche 12 : mise à la réforme de biens DGFiP, Comité national de fiabilité des comptes locaux, 2017
- Guide des opérations patrimoniales, fiche 20 : cession d'un bien DGFiP, Comité national de fiabilité des comptes locaux, revue en 2019
- Mémento sur le cadre juridique et pratique du don par les personnes publiques DNID et DIE, août 2022
- Les ventes de biens mobiliers collectivites-locales.gouv.fr
- Les dons de biens mobiliers collectivites-locales.gouv.fr
- Le seuil de valeur unitaire pour les biens mobiliers réformés cédés gratuitement par les administrations ATD 31, Haute-Garonne Ingénierie, juin 2022
Un PV de réforme de matériel informatique est le document qui constate qu'un équipement n'est plus utilisé par la collectivité et décide de sa sortie. Il identifie chaque bien (numéros de série et d'inventaire, valeur d'acquisition, valeur nette comptable), le motif, l'état, le traitement des données et la destination. Avec un certificat administratif, il justifie la sortie de l'inventaire et de l'état de l'actif.
Oui, dans le cadre de l'article L3212-2 du CGPPP, applicable aux collectivités depuis la loi 3DS du 21 février 2022. Les bénéficiaires sont limités : associations de parents d'élèves, de soutien scolaire et d'étudiants, associations reconnues d'utilité publique, associations d'intérêt général qui équipent des personnes précaires, organismes de réemploi agréés ESUS. La valeur unitaire du matériel ne doit pas dépasser 300 euros.
La valeur unitaire d'un matériel informatique cédé gratuitement par une collectivité ne peut dépasser 300 euros (CGPPP, art. D3212-3 et suivants). Selon le mémento de la DNID, elle s'apprécie sur la configuration complète : unité centrale, écran, clavier et souris. En pratique, un matériel courant acheté neuf depuis au moins cinq ans respecte ce plafond. Au-delà, la cession gratuite à ces bénéficiaires n'est pas ouverte.
Oui. Une commune peut vendre son matériel informatique réformé à une entreprise, par l'intermédiaire du Domaine ou d'un opérateur privé de son choix (CGPPP, art. R3211-41). La vente est autorisée par délibération ou, jusqu'à 4 600 euros, par décision du maire s'il a reçu délégation. Pour compter dans l'objectif de réemploi, le repreneur doit s'engager au réemploi et pouvoir le justifier.
Oui. L'article L3212-2 (5°) du CGPPP, applicable aux collectivités, permet de céder gratuitement à leurs personnels des matériels informatiques et les logiciels nécessaires à leur utilisation, dont la valeur unitaire n'excède pas 300 euros (art. D3212-4). L'agent ne peut pas revendre le matériel, sous peine d'être exclu du dispositif. Les données doivent être effacées avant la remise.
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