Attestation de cession de matériel informatique

Certificat de cession de matériel informatique : un document sans modèle officiel

Une attestation de cession de matériel informatique est un document contractuel, signé par le cédant et le repreneur, qui constate la remise d'équipements identifiés, leur prix et la date du transfert. Le terme « certificat de cession » vient de la vente de véhicules, pour laquelle l'administration impose le formulaire cerfa n° 15776 (Service-public.gouv.fr). Pour un ordinateur ou un écran, aucun formulaire n'existe : les parties rédigent le document elles-mêmes.

Une attestation seule constate un accord : elle ne prouve ni l'effacement des données, ni l'arrivée de chaque numéro de série à destination. Ces preuves viennent d'autres pièces, émises à chaque étape du processus de rachat de matériel informatique, de la cotation au bilan final.

Les documents d'une cession et ce que chacun prouve

Les documents d'une cession de matériel informatique se répartissent en trois temps : avant l'enlèvement, le jour du départ, puis après le traitement. Chacun prouve un fait précis, et aucun ne remplace les autres.

La facture peut être établie par le repreneur au nom et pour le compte du cédant, en autofacturation, sous réserve d'un mandat préalable. Ses mentions et le régime applicable sont détaillés dans la fiche sur la TVA de la revente de matériel informatique.

Le contrat de rachat de matériel informatique : les clauses à exiger

Le contrat de rachat de matériel informatique, ou le bon de commande qui en tient lieu, est la seule pièce qui engage le repreneur avant le départ du matériel. Quatre clauses méritent d'être écrites, même pour un petit lot ; elles prolongent les questions à poser pour choisir un prestataire de rachat informatique.

Transfert de propriété et des risques

La vente est parfaite dès que les parties sont convenues de la chose et du prix, même si le matériel n'est ni livré ni payé (Code civil, art. 1583). Le transfert de propriété emporte celui des risques, mais les parties peuvent le différer (art. 1196). Dans un rachat dont le prix définitif suit l'audit, ce moment doit être écrit : signature, enlèvement ou réception à l'atelier. Le cédant peut aussi garder la propriété jusqu'au paiement complet par une clause de réserve de propriété, convenue par écrit (art. 2367 et 2368).

Sous-traitance des données (article 28 du RGPD)

Un repreneur qui efface les supports pour le compte du cédant agit comme sous-traitant. L'article 28 du RGPD impose alors un contrat écrit qui fixe l'objet et la durée du traitement, les instructions documentées, la confidentialité, les mesures de sécurité, l'autorisation écrite préalable de tout autre sous-traitant, le sort des données en fin de prestation et les audits. La CNIL publie un exemple de clauses à adapter.

Traçabilité

La clause de traçabilité liste les livrables (bon d'enlèvement, inventaire de réception, certificats, bilan de traitement), le délai de remise de chacun et l'adresse des sites par lesquels passe le matériel.

Délai de paiement

Entre professionnels, le délai par défaut est de 30 jours après réception des marchandises ; le délai convenu ne peut dépasser 60 jours après la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le stipule expressément (Code de commerce, art. L441-10). Un retard ouvre droit à des pénalités et à une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (art. D441-5).

Bon d'enlèvement et inventaire contradictoire : la preuve de la remise

Le bon d'enlèvement est le document signé au départ du matériel : il marque le moment où la garde des équipements, et des données qu'ils contiennent, passe au repreneur. Il porte au minimum la date, le site, le nom des signataires, le nombre de colis ou de palettes et le nombre d'équipements par type. S'il liste les numéros de série, il vaut déjà inventaire.

Un inventaire contradictoire est un relevé établi ou validé par les deux parties, qui fait foi en cas de désaccord. Il rapproche la liste du cédant de ce que le repreneur a reçu, numéro de série par numéro de série. La préparation du départ est détaillée dans la check-list de l'enlèvement de matériel informatique.

Écarts d'inventaire : fixer la règle avant le départ

Un écart d'inventaire est une différence entre la liste remise par le cédant et ce que le repreneur constate à la réception : équipement manquant ou en surnombre, numéro de série différent, état moins bon que déclaré. La clause qui les traite fixe quatre points :

• le délai de notification, en jours ouvrés après la réception ;
• les preuves : numéro de série, photos, description du défaut ;
• l'effet sur le prix, selon une grille d'ajustement annexée à l'offre ;
• le droit de refuser la cotation finale, avec le sort du matériel concerné, effacé dans tous les cas.

Sans clause, un écart se règle au cas par cas, souvent quand le cédant n'a plus le matériel pour vérifier.

Certificats d'effacement et justificatifs DEEE : la preuve du devenir

Les certificats d'effacement et les justificatifs DEEE répondent à deux responsabilités distinctes : celle des données et celle des déchets. La norme NIST SP 800-88 recommande un certificat par support, qui mentionne au moins le fabricant, le modèle, le numéro de série, la méthode (Clear, Purge ou Destroy), la technique, l'outil et sa version, la vérification, ainsi que le nom, la fonction et la signature de l'opérateur, la date et le lieu (NIST, 2025). La fiche sur le certificat d'effacement par équipement détaille son usage.

Pour les équipements recyclés, le détenteur reste responsable de ses déchets jusqu'à leur traitement final, même confiés à un tiers, et doit vérifier que ce tiers est autorisé à les prendre en charge (Code de l'environnement, art. L541-2). Le bordereau de suivi, dématérialisé sur Trackdéchets pour les déchets dangereux depuis le 1er janvier 2022, ou l'attestation de prise en charge de l'opérateur, en apporte la preuve. Le réemploi, lui, porte sur des produits qui ne sont pas des déchets (art. L541-1-1) : le devenir des équipements revendus se lit dans le bilan de traitement.

Lors d'un rachat, Destock Info remet un bordereau de transfert signé à l'enlèvement, puis un rapport d'audit et un certificat d'effacement NIST SP 800-88 par équipement, sous 15 jours ouvrés, avant le bilan de traitement et la facture ; le règlement intervient sous 30 jours.

Modèle d'attestation de cession : les champs à prévoir

Le modèle d'attestation ci-dessous récapitule sur une page ce que les autres pièces prouvent en détail. Il se signe en fin d'opération, une fois la cotation finale acceptée, et renvoie à chaque pièce par sa référence.

Le cédant classe l'attestation et ses annexes dans le dossier de sortie d'immobilisation. Le procès-verbal, les écritures et la durée de conservation de dix ans (Code de commerce, art. L123-22) sont détaillés dans la procédure de sortie du matériel informatique de l'inventaire.

Pour consulter plusieurs repreneurs, ces champs et les clauses ci-dessus figurent dans le modèle de cahier des charges de reprise informatique, téléchargeable au format Word.

À retenir

Sources

• Certificat de cession d'un véhicule d'occasion (formulaire 15776*02) Service-public.gouv.fr
• Code civil, article 1583 : formation de la vente Légifrance
• Code civil, article 1196 : transfert de propriété et des risques Légifrance
• Code civil, article 2367 : clause de réserve de propriété Légifrance
• Code civil, article 2368 : réserve de propriété convenue par écrit Légifrance
• RGPD, articles 28 et 33 : sous-traitant, notification des violations CNIL, texte du règlement (UE) 2016/679
• Sous-traitance : exemple de clauses CNIL
• Code de commerce, article L441-10 : délais de paiement et pénalités Légifrance
• Code de commerce, article D441-5 : indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement Légifrance
• Code de commerce, article L123-22 : conservation pendant dix ans Légifrance
• Code de l'environnement, article L541-1-1 : définitions du déchet et du réemploi Légifrance
• Code de l'environnement, article L541-2 : responsabilité du détenteur de déchets Légifrance
• Trackdéchets : obligation pour les déchets dangereux depuis le 1er janvier 2022 (décret n° 2021-321) Ministère de la Transition écologique
• Guidelines for Media Sanitization, SP 800-88 Rev. 2, section 4.6 (documentation) NIST, septembre 2025