Inventaire de parc informatique : modèle Excel gratuit

Pourquoi l'inventaire conditionne la cotation

L'inventaire du parc est la base de toute cotation de rachat : sans lui, un repreneur ne peut donner qu'une fourchette large, qu'il corrigera après l'audit physique. Un inventaire de parc informatique est la liste, appareil par appareil, des équipements à céder, avec les caractéristiques qui déterminent leur valeur et leur traitement. Plus il est précis, plus l'offre prévisionnelle se rapproche du prix final.

La valeur d'un ordinateur d'occasion dépend de son modèle, de sa configuration, de son âge et de son état. Le poids de chacun de ces critères est détaillé dans la fiche estimer la valeur de revente d'un parc ; l'inventaire sert à les renseigner machine par machine. Une ligne « 40 portables Dell » ne distingue pas un modèle de 2017 d'un modèle de 2022, dont les valeurs n'ont rien de comparable.

Dans le processus de rachat de matériel informatique, l'export de parc intervient dès la deuxième étape : il sert à établir l'offre prévisionnelle, confirmée ensuite par l'audit en atelier. Un inventaire complet réduit l'écart entre ces deux moments, et donc les renégociations.

L'inventaire a aussi une fonction de sécurité. La norme NIST SP 800-88, révisée en septembre 2025, recommande de suivre chaque support à son entrée dans l'organisation, à sa sortie et à sa destination finale : sans ces enregistrements, les certificats d'effacement prouvent que certains appareils ont été traités, pas que tous l'ont été. Le numéro de série relevé dans l'inventaire permet ce rapprochement.

Les colonnes indispensables d'un inventaire matériel informatique

Les colonnes utiles à une cotation se répartissent en quatre familles : l'identification de l'appareil, sa configuration, son état et ses contraintes de traitement. Le tableau reprend les colonnes du modèle et la raison d'être de chacune.

Deux colonnes manquent volontairement : le nom de l'utilisateur et son adresse e-mail. Elles n'apportent rien à la cotation et constituent des données personnelles ; le principe de minimisation posé par l'article 5 du RGPD invite à ne transmettre que ce qui est nécessaire à la finalité.

Télécharger le modèle d'inventaire Excel

Le modèle d'inventaire Destock Info est un classeur Excel (.xlsx) sans macro, qui s'ouvre aussi dans LibreOffice Calc ou Google Sheets. Il est gratuit et son téléchargement ne demande aucune inscription.

Les trois lignes grisées marquées EXEMPLE sont fictives et se suppriment avant l'envoi. L'onglet « Mode d'emploi » donne, pour chaque colonne, un exemple et l'endroit où trouver l'information.

Une ligne par appareil reste la règle : c'est elle qui permet de rattacher un certificat d'effacement à chaque numéro de série. Pour un lot d'appareils strictement identiques dont les numéros n'ont pas été relevés, une ligne avec la quantité suffit à une première estimation.

Extraire l'inventaire de vos outils de gestion de parc

Un outil d'inventaire de parc informatique fournit l'essentiel des colonnes : il suffit d'exporter, puis de coller chaque colonne dans le modèle. Voici ce que permettent les outils les plus courants, d'après leurs documentations officielles.

Microsoft Intune

Microsoft Intune relève pour chaque appareil géré le fabricant, le modèle, le numéro de série, l'espace de stockage total et, sous Windows, la mémoire physique totale. Ces données s'exportent en CSV, notamment avec le rapport DevicesWithInventory de l'API Microsoft Graph. Deux limites sont à connaître : Intune indique l'architecture du processeur (x64 ou ARM) mais pas sa référence, et l'inventaire matériel n'est actualisé que tous les sept jours (Microsoft Learn, 2026).

GLPI et OCS Inventory NG

GLPI, pour Gestionnaire Libre de Parc Informatique, est un logiciel libre sous licence GPL v3 édité par Teclib'. Depuis la version 10, l'inventaire y est natif : l'agent GLPI, installé sur les postes Windows, macOS ou Linux, remonte leur configuration. Toute liste de résultats s'exporte en CSV, SLK ou PDF, page courante ou ensemble des pages. OCS Inventory NG, autre logiciel libre (GPL v2), collecte de la même façon le matériel et les logiciels par un agent.

Lansweeper

Lansweeper interroge les postes Windows sans agent, via WMI, ou avec un agent lorsque le pare-feu bloque l'accès à distance. Ses vues d'actifs s'exportent en CSV ou en XLSX jusqu'à 10 000 lignes, et en CSV au-delà (documentation Lansweeper).

PowerShell, sans outil de gestion

Sans outil de gestion, PowerShell suffit sur un parc Windows. La classe Win32_BIOS donne le numéro de série, Win32_ComputerSystem le fabricant, le modèle et la mémoire, Win32_Processor la référence du processeur, et la commande Get-PhysicalDisk la capacité et le type de disque (HDD ou SSD). Le script ci-dessous, lancé sur chaque poste, ajoute une ligne à un fichier CSV commun.

$bios = Get-CimInstance Win32_BIOS
$cs   = Get-CimInstance Win32_ComputerSystem
$cpu  = Get-CimInstance Win32_Processor | Select-Object -First 1
$disk = Get-PhysicalDisk | Sort-Object DeviceId | Select-Object -First 1
[pscustomobject]@{
  Marque         = $cs.Manufacturer
  Modele         = $cs.Model
  NumeroDeSerie  = $bios.SerialNumber
  Processeur     = $cpu.Name
  MemoireGo      = [math]::Round($cs.TotalPhysicalMemory / 1GB)
  StockageGo     = [math]::Round($disk.Size / 1GB)
  TypeDeStockage = $disk.MediaType
} | Export-Csv -Path .\inventaire-parc.csv -Append -NoTypeInformation -Encoding UTF8

Pour la batterie d'un portable, la commande powercfg /batteryreport produit un rapport HTML qui compare la capacité d'origine et la capacité actuelle à pleine charge. Sur Mac, le numéro de série et la puce figurent dans le menu Pomme, « À propos de ce Mac ».

Constituer l'inventaire en six étapes

L'ordre suivant évite d'avoir à reprendre le fichier, que le parc soit suivi dans un outil de gestion ou dispersé entre plusieurs sites.

1. Télécharger le modèle et fixer le périmètre. Listez les sites et les types d'appareils concernés, y compris le matériel stocké en réserve ou en panne.
2. Exporter les données de vos outils. Exportez la liste des appareils depuis Intune, GLPI, OCS Inventory ou Lansweeper, ou lancez le script PowerShell, puis collez chaque colonne sous l'en-tête correspondant du modèle.
3. Rapprocher l'export du stock physique. Un appareil retiré du service a pu disparaître de l'outil, un appareil encore inscrit a pu être perdu : seul le comptage sur place fait foi.
4. Compléter l'état, la batterie et les accessoires. Ces informations ne figurent dans aucun export : notez-les au moment du regroupement du matériel.
5. Vérifier les verrous. Retrait de l'outil de gestion des appareils et de Windows Autopilot, mot de passe BIOS, Activation Lock et Apple Business pour les Mac.
6. Nettoyer le fichier et l'envoyer. Supprimez les lignes d'exemple et toute colonne nominative, puis joignez le fichier à la demande de cotation.

Pour un PC encore enregistré dans Windows Autopilot, Microsoft indique qu'un appareil qui quitte définitivement l'organisation doit toujours être désinscrit, après sa suppression d'Intune. Pour un Mac, un utilisateur d'Apple Business (nouveau nom d'Apple Business Manager depuis avril 2026) disposant des droits de gestion des appareils peut désactiver l'Activation Lock d'un MacBook ou d'un iMac, à condition que l'appareil y ait été ajouté avant l'activation du verrou. Les particularités des flottes Apple sont détaillées sur la page consacrée au rachat de MacBook et iMac d'entreprise.

Les erreurs fréquentes

Les erreurs d'inventaire les plus courantes ne viennent pas de l'outil, mais de la façon dont l'export est préparé et complété.

• Une marque sans modèle : « HP, 30 unités » ne se cote pas, « HP EliteBook 840 G5 » si.
• Un processeur réduit à « Core i5 » : la génération change tout, y compris la compatibilité avec Windows 11, que détaille la liste des PC incompatibles Windows 11 par processeur.
• Des numéros de série manquants ou en double, qui empêchent de rapprocher l'inventaire des certificats d'effacement.
• Des accents illisibles à l'ouverture d'un CSV : la documentation de GLPI signale qu'Excel lit mal l'encodage UTF-8. Importez le fichier par le menu Données, en précisant l'encodage, plutôt que de l'ouvrir directement.
• Les appareils oubliés : réserve, salles de réunion, postes en panne. Un ordinateur qui ne démarre plus garde une valeur en pièces, comme l'explique la page sur le rachat d'ordinateurs en panne ou incomplets ; il figure dans l'inventaire avec l'état « Ne démarre pas ».
• Des verrous déclarés « retirés » sans contrôle : un PC encore enregistré dans Autopilot ou un Mac encore lié à Apple Business reste attaché à votre organisation.

De l'inventaire à la cotation

Une fois complété, l'inventaire se joint tel quel à la demande de cotation : le formulaire de demande de rachat accepte les fichiers .xlsx, .xls et .csv. La demande reste possible sans inventaire détaillé, sur simple déclaratif ; le fichier ne fait que rendre l'estimation plus précise. Il sert ensuite à rapprocher le lot le jour de l'enlèvement du matériel informatique.

Chez Destock Info, l'export de parc sert à établir une offre de rachat prévisionnelle, remise sous 48 h, puis confirmée par l'audit de 50 points de contrôle réalisé dans l'atelier de Veurey-Voroize, près de Grenoble. Chaque support est effacé selon la norme NIST SP 800-88, avec un certificat par équipement qui porte le numéro de série : c'est ce numéro qui permet, en fin de projet, de cocher chaque ligne de votre inventaire. Le contenu de ce document est expliqué dans la fiche sur le certificat d'effacement.

Si vous consultez plusieurs repreneurs, envoyez-leur le même fichier : c'est la seule façon de comparer des offres sur une base identique. Les autres critères de comparaison (effacement, traçabilité, paiement, assurance) sont réunis dans la grille pour choisir un prestataire de rachat informatique.

À retenir

Sources

• View device details (inventaire matériel Intune) Microsoft Learn, 2026
• Intune reports and properties available using Graph API (DevicesWithInventory) Microsoft Learn, 2026
• Windows Autopilot registration overview : deregister a device Microsoft Learn, 2026
• Collecting information about computers (PowerShell, classes CIM) Microsoft Learn
• MSFT_PhysicalDisk class : propriété MediaType Microsoft Learn
• Powercfg command-line options : /batteryreport Microsoft Learn
• Inventaire des ordinateurs dans GLPI GLPI Project, Teclib'
• Rechercher et exporter des résultats dans GLPI GLPI Project, Teclib'
• OCS Inventory NG, inventaire matériel et logiciel OCS Inventory NG
• Manage asset views : export CSV et XLSX Lansweeper
• Activation Lock on Apple devices Apple, Platform Deployment
• Windows 11 specifications and system requirements Microsoft
• Guidelines for Media Sanitization, SP 800-88 Rev. 2 NIST, septembre 2025
• Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 5 : minimisation des données EUR-Lex