Mise au rebut du matériel informatique : la procédure
Sortir un équipement de l'inventaire et des comptes : étapes, écritures du plan comptable en vigueur depuis 2025, justificatifs et modèle de procès-verbal.
Mis à jour le 1 octobre 20269 min de lecture
Mise au rebut ou cession : la différence
La mise au rebut d'un matériel informatique est la sortie définitive d'une immobilisation de l'actif, sans contrepartie, parce que le bien ne sert plus ou ne peut plus servir. La cession est la sortie du même bien contre un prix payé par un repreneur.
La doctrine fiscale assimile la mise hors service ou la destruction d'un élément de l'actif à une cession (BOFiP, BOI-BIC-PVMV-10-10-20, § 550). Pour un bien amortissable, la perte est une moins-value à court terme, traitée comme une perte d'exploitation. La vraie différence tient au prix : la mise au rebut n'en a pas.
Or un parc en fin d'usage garde souvent une valeur de marché, même totalement amorti. Un rachat de parc informatique transforme alors une sortie sans contrepartie en produit de cession, avec les mêmes justificatifs.
La procédure de mise au rebut en 5 étapes
La procédure de mise au rebut d'un équipement informatique, qui vaut sortie d'inventaire, enchaîne cinq étapes. L'ordre compte : aucune écriture ne devrait précéder l'inventaire physique et l'effacement des données.
- Décider et motiver la sortie. Le responsable habilité décide par écrit de sortir le bien et en donne le motif : panne, obsolescence, casse ou cession. Chaque équipement est désigné par ses numéros d'immobilisation et de série.
- Faire l'inventaire physique. Le matériel est rapproché du fichier des immobilisations : présence, numéro de série, état. Les écarts se règlent avant toute écriture.
- Effacer les données. Chaque support est effacé selon une méthode reconnue, ou détruit s'il ne peut pas l'être. Le certificat, établi par équipement, rejoint le dossier.
- Sortir l'immobilisation. Le bien est remis à un repreneur ou à un opérateur DEEE autorisé, puis sorti des comptes : valeur brute, amortissements, et valeur nette comptable au compte 657.
- Archiver les justificatifs. Procès-verbal, certificat d'effacement, bordereau DEEE ou facture de cession sont classés avec l'écriture de sortie et conservés dix ans.
L'inventaire physique prolonge l'obligation d'inventorier les actifs au moins une fois tous les douze mois (Code de commerce, art. L123-12). Notre modèle d'inventaire de parc informatique reprend les colonnes utiles, dont le numéro de série.
Les écritures comptables d'une mise au rebut et d'une cession
Les écritures de sortie d'une immobilisation ont changé de comptes avec le règlement ANC n° 2022-06, applicable aux exercices ouverts depuis le 1er janvier 2025. La valeur comptable du bien sorti est débitée au compte 657, le prix de cession crédité au compte 757 par le débit du compte 462. Le compte 2183 ne change pas.
| Compte | Intitulé en vigueur | Avant 2025 | Rôle dans la sortie |
|---|---|---|---|
| 2183 | Matériel de bureau et matériel informatique | Inchangé | Crédité de la valeur brute. |
| 28183 | Amortissements du matériel de bureau et informatique (subdivision du 2818) | Inchangé | Débité du cumul des amortissements. |
| 6811 | Dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles et corporelles | Inchangé | Dotation jusqu'à la date de sortie. |
| 657 | Valeurs comptables des immobilisations incorporelles et corporelles cédées | 675 | Débité de la valeur nette comptable. |
| 757 | Produits des cessions d'immobilisations incorporelles et corporelles | 775 | Crédité du prix de cession. |
| 462 | Créances sur cessions d'immobilisations | Inchangé | Débité du prix dû par le repreneur. |
Exemple fictif : un lot de dix portables acquis 12 000 € HT et mis en service le 1er janvier 2024, amorti en linéaire sur trois ans (4 000 € par an), sort le 30 juin 2026. Si l'entreprise pratique un amortissement pour l'exercice de sortie, il se calcule au prorata du temps écoulé (BOFiP, BOI-BIC-AMT-20-20-30, § 270) : ici 2 000 €.
| Opération | Débit | Crédit | Montant |
|---|---|---|---|
| Dotation de l'exercice, du 1er janvier au 30 juin 2026 | 6811 | 28183 | 2 000 € |
| Sortie du cumul des amortissements | 28183 | 2183 | 10 000 € |
| Sortie de la valeur nette comptable | 657 | 2183 | 2 000 € |
| Cession seulement : prix dû par le repreneur | 462 | 757 | Prix de cession |
La valeur nette comptable restante est de 2 000 €. En mise au rebut, aucun produit ne compense cette charge ; en cas de cession, le résultat de cession est positif dès que le prix dépasse 2 000 € HT. Pour l'application à votre situation, votre expert-comptable reste l'interlocuteur de référence.
Mise au rebut d'une immobilisation totalement amortie
La mise au rebut d'une immobilisation totalement amortie est l'opération la plus simple : la valeur nette comptable est nulle, rien ne passe au compte 657. Une écriture suffit, débit 28183 du cumul des amortissements et crédit 2183 de la valeur brute, sans effet sur le résultat.
Totalement amorti ne veut pas dire sans valeur : la durée d'amortissement du matériel informatique suit des règles comptables et fiscales, pas l'usure réelle. Si le bien est cédé, la totalité du prix est un produit au compte 757 (voir la cession d'une immobilisation totalement amortie).
Les justificatifs à conserver
Les justificatifs d'une mise au rebut prouvent que la sortie a été décidée, que le bien a quitté l'entreprise et que ses données ont été neutralisées. Le Code de commerce impose de conserver pièces justificatives et documents comptables pendant dix ans (art. L123-22).
12 mois
Fréquence minimale de l'inventaire des actifs et passifs.
Code de commerce, art. L123-12
10 ans
Conservation des documents comptables et pièces justificatives.
Code de commerce, art. L123-22
6 ans
Conservation des pièces soumises au contrôle fiscal.
LPF, art. L102 B
- Le procès-verbal de mise au rebut, daté et signé (modèle ci-dessous).
- Le certificat d'effacement ou de destruction, un par équipement.
- Le bordereau ou l'attestation de prise en charge DEEE, remis par l'opérateur.
- La facture de cession et le bordereau d'enlèvement, si le matériel est racheté (voir la facture de cession et sa TVA), ainsi que l'attestation de cession de matériel informatique.
- Le fichier des immobilisations mis à jour, avec la date et le motif de sortie.
Côté fiscal, les pièces soumises au contrôle de l'administration se conservent six ans (Livre des procédures fiscales, art. L102 B). La fiche sur le certificat d'effacement des données détaille ce que prouve ce document. Lors d'un rachat, Destock Info remet un bordereau de transfert signé, un certificat d'effacement par équipement (NIST SP 800-88), un bilan de traitement et une facture, comme le décrit le processus de rachat de matériel informatique.
Le modèle de procès-verbal de mise au rebut
Le procès-verbal de mise au rebut est la pièce interne qui relie la décision, les biens concernés et leur destination. Pour une collectivité, voir le PV de réforme du matériel informatique. Huit rubriques suffisent pour un lot d'équipements ; annexez la liste des numéros de série et les références des certificats.
| Rubrique | Contenu attendu |
|---|---|
| Entité et référence | Raison sociale, site, numéro et date du procès-verbal. |
| Identification des biens | Désignation, marque, modèle, numéro de série, numéro d'immobilisation. |
| Données comptables | Date d'acquisition, valeur brute, amortissements cumulés, valeur nette comptable. |
| Motif de la sortie | Panne irréparable, casse, obsolescence ou cession. |
| État constaté | Fonctionnel ou hors service, référence du diagnostic. |
| Traitement des données | Méthode d'effacement ou de destruction, référence du certificat. |
| Destination | Repreneur et facture, ou opérateur DEEE et bordereau. |
| Signatures | Personne ayant constaté l'état, responsable ayant autorisé la sortie, date. |
Mettre au rebut un équipement encore fonctionnel ?
La mise au rebut d'un ordinateur encore fonctionnel abandonne souvent une valeur de marché et prend à rebours l'ordre de priorité du Code de l'environnement. Un déchet est, au sens de ce code, tout bien meuble dont le détenteur se défait ou a l'intention de se défaire (art. L541-1-1). Le réemploi concerne au contraire des produits qui ne sont pas des déchets.
L'article L541-1 fixe en priorité la prévention des déchets, « en favorisant le réemploi », puis une hiérarchie : préparation en vue de la réutilisation, recyclage, autre valorisation, élimination. Le détenteur reste responsable de ses déchets jusqu'à leur traitement final et doit vérifier que le tiers qui les reçoit est autorisé à les prendre en charge (art. L541-2). La fiche sur les obligations DEEE des entreprises détaille le cas du matériel hors service.
La loi AGEC du 10 février 2020 a renforcé cette logique, notamment par son article 58 sur les achats publics issus du réemploi ; voir la fiche sur la loi AGEC et le parc informatique. Destock Info rachète depuis 2008 portables, postes fixes, all-in-one et écrans, quel que soit leur état, et oriente le matériel non réemployable vers une filière DEEE agréée.
À retenir
Sources
- Règlement n° 2022-06 du 4 novembre 2022 modifiant le plan comptable général (comptes 2183, 657, 757, 462) Autorité des normes comptables, homologué le 26 décembre 2023
- BOI-BIC-AMT-20-20-30, § 270 : amortissement de l'exercice de cession BOFiP-Impôts, 2012
Une mise au rebut se justifie d'abord par un procès-verbal daté et signé, qui identifie chaque bien (numéro d'immobilisation, numéro de série), le motif et la destination. S'y ajoutent le certificat d'effacement ou de destruction des supports et le bordereau ou l'attestation remis par l'opérateur DEEE. Ces pièces se conservent dix ans (Code de commerce, art. L123-22).
La mise au rebut d'un bien non totalement amorti commence, si une dotation est pratiquée pour l'exercice, par l'amortissement au prorata jusqu'à la date de sortie (débit 6811, crédit 28183). Le bien est ensuite sorti : débit 28183 du cumul des amortissements, débit 657 de la valeur nette comptable restante, crédit 2183 de la valeur brute. Avant 2025, le compte 675 tenait le rôle du 657.
Les écritures de mise au rebut sont les mêmes pour un ordinateur fonctionnel ou hors service. Le Code de l'environnement donne toutefois la priorité à la prévention des déchets et au réemploi, avant le recyclage et l'élimination (art. L541-1). Céder un ordinateur qui fonctionne à un repreneur qui le reconditionne respecte cet ordre et génère un produit de cession, ce que la mise au rebut ne fait pas.
Une immobilisation totalement amortie a une valeur nette comptable nulle : sa sortie tient en une écriture, débit 28183 du cumul des amortissements et crédit 2183 de la valeur brute, sans effet sur le résultat. Le procès-verbal et les justificatifs restent nécessaires. Si le bien est cédé plutôt que mis au rebut, la totalité du prix est enregistrée en produit de cession au compte 757.
Pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2025, le règlement ANC n° 2022-06 supprime le compte 675. La valeur comptable des immobilisations corporelles et incorporelles cédées va au compte 657, et le prix de cession au compte 757, qui remplace le 775. Ces montants relèvent désormais du résultat d'exploitation, et non plus du résultat exceptionnel.
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