Que faire des anciens ordinateurs de l'entreprise ?

Que faire des vieux ordinateurs : les six options possibles

Une entreprise qui se sépare de ses anciens ordinateurs a le choix entre six options, qui n'ont ni le même rendement ni le même niveau de risque.

1. Stocker : garder les machines « au cas où ». C'est l'option par défaut quand personne ne tranche.
2. Réaffecter en interne : redonner le poste à un autre collaborateur ou à un site secondaire. C'est le réemploi le plus direct, à inscrire dans une politique de renouvellement du parc. Au départ d'un salarié, la première étape est de récupérer son ordinateur professionnel.
3. Donner : céder gratuitement à une association ou à une école. Un don à un organisme d'intérêt général peut ouvrir droit, sous conditions, à la réduction d'impôt de l'article 238 bis du Code général des impôts. Céder un poste à un salarié obéit à d'autres règles : voir la vente ou le don d'un ordinateur à un salarié.
4. Revendre à un professionnel du rachat : céder le lot à un acteur qui l'enlève, efface les données et paie la valeur constatée. C'est le principe du rachat de parc informatique professionnel.
5. Passer par une reprise constructeur : certains fabricants reprennent du matériel, parfois en lien avec un achat de neuf. Les conditions varient d'un programme à l'autre : elles sont comparées dans la fiche reprise constructeur ou rachat indépendant.
6. Recycler : confier le matériel à la filière DEEE. Les matières sont récupérées, la valeur d'usage est perdue. La collecte peut être gratuite au-dessus d'un seuil de poids, selon les conditions du recyclage informatique gratuit pour les entreprises.

Le tableau comparatif des options

Le tableau compare les six façons de se débarrasser du matériel informatique en entreprise sur quatre critères.

Pour du matériel fonctionnel, deux options se détachent : la réaffectation quand un besoin interne existe, la revente sinon. Le recyclage reste la réponse pour ce qui ne fonctionne plus. La différence entre un matériel en fin d'usage et un matériel en fin de vie explique cette répartition : c'est l'état, pas l'âge, qui décide.

Que faire avant de se débarrasser d'un ordinateur

Avant de se débarrasser d'un ordinateur, quelle que soit l'option retenue, une entreprise traite trois sujets : les données, l'inventaire et la sortie comptable.

Les données. Le RGPD impose des mesures de sécurité adaptées au risque (article 32). Dans sa fiche sur la fin de vie des matériels (mars 2024), la CNIL recommande de supprimer les données de façon sécurisée avant une mise au rebut, une réparation chez un tiers ou une fin de location, et déconseille de réutiliser ou revendre un support non effacé. La règle vaut aussi en interne, et même quand l'entreprise ferme : elle s'impose lorsqu'il faut céder le parc lors d'une liquidation ou d'une fermeture. Les méthodes sont décrites sur la page dédiée à l'effacement sécurisé des données. Les verrous (gestion de flotte MDM, verrouillage d'activation, mot de passe BIOS) se lèvent aussi avant la cession, avec les accès d'administration du propriétaire.

L'inventaire. Une liste par numéro de série, modèle, configuration et état sert à la cotation, au suivi des certificats et à la sortie de l'actif. Un modèle d'inventaire de parc au format Excel en donne les colonnes.

La sortie comptable. Un ordinateur immobilisé sort du registre à sa cession, à son don ou à sa destruction, justificatif à l'appui : c'est l'objet de la procédure de mise au rebut du matériel informatique.

Quelle option selon l'état du matériel

L'option la plus adaptée dépend de l'état réel de chaque ordinateur, constaté par un diagnostic. La loi fixe l'ordre de préférence : l'article L541-1 du Code de l'environnement place la préparation en vue de la réutilisation avant le recyclage, puis les autres valorisations, puis l'élimination.

Les ordinateurs écartés à la fin du support de Windows 10, le 14 octobre 2025, sont souvent fonctionnels : ils relèvent de la revente ou du don, pas du recyclage. Et une machine qui ne démarre plus garde une valeur, comme le montre le rachat d'ordinateurs en panne, cassés ou incomplets.

Ce que la loi impose et interdit

La sortie d'un ordinateur d'entreprise obéit à quatre règles, sur le déchet et sur la donnée.

• Remettre le matériel à un acteur autorisé. Le détenteur de déchets reste responsable de leur gestion jusqu'au traitement final, même confiée à un tiers, et doit s'assurer que ce tiers est autorisé (article L541-2). Une benne ordinaire ou un ramasseur sans autorisation ne répondent pas à cette exigence.
• Respecter la hiérarchie des traitements. La réutilisation passe avant le recyclage (article L541-1). Broyer un ordinateur qui fonctionne encore va à l'encontre de cet ordre de priorité.
• Utiliser la filière DEEE. Les producteurs financent l'enlèvement et le traitement des DEEE professionnels issus d'équipements mis sur le marché après le 13 août 2005, à partir d'un seuil qu'ils fixent ; pour un équipement plus ancien non remplacé, le coût revient à l'utilisateur (article R543-195).
• Sécuriser les données. Céder ou jeter un support non effacé expose l'entreprise au titre du RGPD, quelle que soit la destination du matériel.

Pourquoi stocker ses vieux ordinateurs coûte plus qu'il n'y paraît

Stocker de vieux ordinateurs semble gratuit, mais cumule trois coûts : une valeur de revente qui baisse, de l'espace occupé et des données lisibles sur des disques que plus personne ne suit.

L'étude de gisement menée pour OCAD3E (2021) estime que 135 000 tonnes de DEEE professionnels, soit 42 % du gisement de 2019, finissaient dans la filière des déchets métalliques sans être remises à la filière agréée. Un matériel sorti sans traçabilité échappe à tout contrôle, données comprises.

Par où commencer

Une sortie de parc bien menée tient en cinq étapes, dans cet ordre.

1. Inventorier les machines concernées, numéros de série compris.
2. Trier par état : à réaffecter, à revendre, en panne. Un déménagement est un bon moment pour ce tri, avec un rétroplanning informatique de J-90 à J+30.
3. Faire coter le matériel fonctionnel et le matériel en panne : la cotation sur déclaratif est gratuite et sans engagement.
4. Choisir un prestataire sur des critères vérifiables de choix d'un prestataire de rachat informatique : lieu et norme de l'effacement, certificat par équipement, traçabilité.
5. Archiver les preuves : certificats d'effacement, bordereau d'enlèvement, bilan de traitement et justificatif de sortie de l'actif.

Destock Info, installé depuis 2008 à Veurey-Voroize près de Grenoble, applique ce déroulé dans son atelier de 1 200 m² : audit de 50 points de contrôle par machine, effacement selon la norme NIST SP 800-88 (niveaux Clear et Purge) avec un certificat par équipement, puis reconditionnement ou orientation vers une filière DEEE agréée.

À retenir

Sources

• Code de l'environnement, article L541-1 : hiérarchie des modes de traitement des déchets Légifrance, version en vigueur depuis le 25 août 2021
• Code de l'environnement, article L541-2 : responsabilité du producteur ou détenteur de déchets Légifrance
• Code de l'environnement, article R543-195 : DEEE professionnels Légifrance, version en vigueur depuis le 1er janvier 2021
• Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 32 : sécurité du traitement CNIL
• Sécurité : encadrer la maintenance et la fin de vie des matériels et logiciels CNIL, mars 2024
• Étude gisement DEEE, rapport de phase 3 : DEEE professionnels OCAD3E et Sofies, 2021
• DEEE professionnels : gisement et taux de collecte ecosystem, rapport annuel 2021
• Code général des impôts, article 238 bis : réduction d'impôt pour les dons des entreprises Légifrance