Départ d'un salarié : récupérer son ordinateur professionnel
Ce que le salarié restitue, le sort de ses données professionnelles et personnelles, la check-list de sortie et les suites possibles pour la machine.
Mis à jour le 1 octobre 20269 min de lecture
Restitution d'un ordinateur professionnel : ce que le salarié doit rendre
La restitution d'un ordinateur professionnel est la remise à l'employeur, au départ du salarié, du matériel informatique mis à sa disposition pour son travail. Sauf accord de cession, ce matériel reste la propriété de l'entreprise, ou du loueur s'il est loué. Le contrat de travail, la charte informatique ou une procédure interne en fixent les modalités.
Le point de départ est l'inventaire nominatif : la liste des équipements attribués au salarié, avec leurs numéros de série. Sans lui, impossible de savoir ce qui manque le dernier jour.
| Équipement | Points de contrôle à la restitution |
|---|---|
| Ordinateur portable ou fixe | Numéro de série, état, chargeur d'origine ; mots de passe BIOS et de session connus du service informatique |
| Station d'accueil, écran, clavier, souris | Liste remise à l'arrivée, y compris le matériel installé au domicile en télétravail |
| Téléphone professionnel et carte SIM | Numéro de série, déverrouillage, ligne à transférer ou à résilier |
| Clés de sécurité, jetons d'authentification, badges | Désactivation le dernier jour, rapprochée de l'inventaire |
| Clés USB et disques externes | Données de l'entreprise récupérées, puis support effacé |
| Ordinateur loué | Rapproché du contrat de location : il repart chez le loueur |
Un ordinateur loué suit le contrat du loueur, pas la politique de l'entreprise : il est rapproché des équipements à rendre en fin de leasing informatique. Quelle que soit sa suite, chaque poste rendu passe par un effacement sécurisé et certifié des données.
Quand restituer l'ordinateur : démission, licenciement, fin de contrat
La date de restitution de l'ordinateur professionnel se fixe en pratique au dernier jour travaillé, quel que soit le motif du départ : démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de contrat à durée déterminée ou retraite. L'annoncer dès la notification du départ laisse le temps de la passation.
Certaines situations se tranchent au cas par cas. En cas de dispense de préavis, de mise à pied ou de litige, la date de restitution et le maintien éventuel des accès se décident avec le service juridique ou les ressources humaines. Il en va de même si l'usage privé de l'ordinateur constituait un avantage en nature, évalué sur les dépenses réelles ou à 10 % du coût d'achat par an (arrêté du 25 février 2025, art. 5) : son retrait avant la fin du contrat s'examine avec un juriste.
Cette fiche décrit un processus ; elle ne remplace pas un conseil juridique sur une situation individuelle.
Données professionnelles et données personnelles sur l'ordinateur
Les fichiers d'un ordinateur professionnel sont présumés professionnels : l'employeur peut y accéder librement, même en l'absence du salarié (CNIL). La présomption tombe pour les fichiers que le salarié a clairement identifiés comme personnels, par exemple dans un dossier intitulé « Personnel » ou « Privé ». « Mes documents », des initiales ou un prénom ne suffisent pas.
Les fichiers identifiés comme personnels ne s'ouvrent qu'en présence du salarié ou après l'avoir appelé, ou en cas de risque ou d'événement particulier, que seuls les tribunaux apprécient (CNIL). Ce cadre découle de l'article L1121-1 du Code du travail, qui interdit les restrictions aux libertés non justifiées par la tâche ni proportionnées au but. La CNIL rappelle que la Cour de cassation reconnaît depuis 2001 au salarié le droit au respect de l'intimité de sa vie privée, même au temps et au lieu de travail (CNIL, juillet 2026).
Pour la messagerie, la CNIL demande d'organiser la fermeture du compte dans la charte informatique, d'avertir le salarié de la date de fermeture pour qu'il vide sa messagerie, puis de supprimer son adresse nominative. Un message identifié comme personnel reste protégé par le secret des correspondances.
La check-list de sortie, de l'annonce au dernier jour
La check-list de sortie d'un salarié coordonne ressources humaines, manager et service informatique. Les huit étapes suivent l'ordre chronologique ; adaptez-les à votre charte informatique.
- Informer et planifier. Dès la notification du départ, les ressources humaines préviennent le service informatique, qui fixe la date de restitution et la date de fermeture des comptes, puis les communique au salarié.
- Extraire l'inventaire nominatif. Le service informatique liste les équipements attribués au salarié avec leurs numéros de série, y compris le matériel installé à son domicile.
- Organiser la passation. Le manager identifie les fichiers et les boîtes partagées utiles à l'activité, transférés vers des espaces de l'équipe avant le départ.
- Laisser récupérer les données personnelles. Le salarié copie ses fichiers personnels sur son propre support et vide sa messagerie avant la date de fermeture annoncée.
- Récupérer et contrôler le matériel. Le matériel est rendu et contrôlé en présence du salarié : numéros de série, accessoires, état. Un bon de restitution est signé par les deux parties.
- Fermer les accès. Le jour du départ, les comptes, accès distants, jetons d'authentification et badges sont désactivés, comme le recommande la CNIL à la fin du contrat.
- Décider de la suite. Réaffectation, vente au salarié, cession à un repreneur ou recyclage : la décision est notée dans l'inventaire, équipement par équipement.
- Effacer et documenter. Avant toute nouvelle attribution ou sortie du parc, le disque est effacé selon une méthode reconnue et le certificat est rattaché au numéro de série.
La CNIL recommande de supprimer les permissions d'accès des utilisateurs à la fin de leur contrat, et classe parmi les erreurs à éviter l'oubli des comptes des personnes parties (CNIL, mars 2024). La fermeture des accès ne dépend donc pas du retour de la machine.
Matériel non restitué : les démarches de l'entreprise
Un matériel non restitué reste la propriété de l'entreprise : la priorité est de protéger les données, puis de récupérer l'équipement. Les comptes et les accès du salarié sont désactivés à la date prévue, que la machine soit rendue ou non.
Un ordinateur inscrit dans un outil de gestion des appareils (MDM) peut être effacé à distance : Microsoft Intune propose une action de réinitialisation qui supprime données, applications et configurations, notamment pour un appareil perdu ou volé (Microsoft Learn, septembre 2026). Elle supprime aussi les fichiers personnels du salarié : la décision suit la charte informatique.
Viennent ensuite une relance écrite datée, qui rappelle la liste des équipements et leurs numéros de série, puis la proposition d'un rendez-vous ou d'un envoi. Les suites disciplinaires ou judiciaires, et toute retenue sur une somme due au salarié, relèvent d'un juriste.
Réaffecter, céder ou vendre l'ordinateur au salarié
Un ordinateur restitué a quatre suites possibles, et toutes commencent par un effacement sécurisé. La CNIL range parmi les pratiques à proscrire le fait de « réutiliser, revendre ou jeter des supports ayant contenu des données personnelles » sans suppression sécurisée des données (CNIL, mars 2024).
| Suite | Quand la retenir | Ce qu'il faut faire |
|---|---|---|
| Réaffecter en interne | Machine récente, besoin identifié | Effacer, réinstaller, réattribuer dans l'inventaire |
| Vendre ou donner au salarié | Demande du salarié, règles écrites | Prix à la valeur réelle ou avantage en nature, TVA, effacement, retrait du MDM |
| Céder à un repreneur | Pas de besoin interne, lot à constituer | Cotation, enlèvement, certificat d'effacement par équipement |
| Recycler | Machine hors d'usage, sans valeur de réemploi | Effacement ou destruction du support, puis filière DEEE |
La réaffectation est le réemploi le plus direct. Un portable émet environ 193 kg CO2e sur son cycle de vie, dont 182 kg à sa fabrication (ADEME, Impact CO2) : prolonger son usage évite un achat neuf. Les autres options sont comparées dans le guide que faire des anciens ordinateurs de l'entreprise.
95 %
De l'empreinte carbone d'un ordinateur portable sur son cycle de vie vient de sa fabrication.
ADEME, Impact CO2
27 kg CO2e
Évités par année d'utilisation d'un portable reconditionné plutôt que neuf.
ADEME, 2022
1 fois par an
Fréquence minimale de revue des habilitations recommandée par la CNIL.
CNIL, 2024
Vendre l'ordinateur au salarié qui part est possible, avec des règles propres : prix, avantage en nature, TVA et licences sont détaillés dans la fiche vendre ou donner un ordinateur à un salarié. L'appareil quitte aussi les outils de gestion de l'entreprise : Microsoft recommande de désinscrire de Windows Autopilot tout appareil qui quitte définitivement l'organisation (Microsoft Learn, 2026), comme l'explique la fiche MDM et Autopilot : libérer ses PC avant la revente.
Tracer la restitution : inventaire, bon de restitution et certificat
Tracer la restitution d'un ordinateur professionnel, c'est pouvoir dire à tout moment où se trouve chaque équipement et ce que sont devenues ses données. Trois documents y suffisent :
- le bon de restitution, daté et signé par le salarié et le service informatique : équipements, numéros de série, accessoires, état constaté ;
- l'inventaire mis à jour : statut du poste, nouvel attributaire ou sortie du parc ;
- le certificat d'effacement, rattaché au numéro de série, avant toute réaffectation ou sortie.
La CNIL recommande une revue au moins annuelle des habilitations pour supprimer les comptes inutilisés (CNIL, mars 2024). Rapprocher à cette occasion la liste des départs et l'inventaire fait apparaître le matériel non rendu.
Pour les postes cédés, Destock Info efface chaque disque dans son atelier de Veurey-Voroize, près de Grenoble, selon la norme NIST SP 800-88 (Clear ou Purge), et remet un certificat par équipement. Les niveaux de la norme sont présentés dans le guide des méthodes d'effacement sécurisé.
À retenir
Sources
- Ordinateur professionnel : puis-je y stocker des dossiers et fichiers personnels ? CNIL, questions-réponses
- Ordinateur professionnel : mon employeur peut-il lire les documents identifiés comme personnels ? CNIL, questions-réponses
- Sécurité : gérer les habilitations CNIL, mars 2024
- Wipe devices with Microsoft Intune Microsoft Learn, septembre 2026
- Windows Autopilot registration overview : deregister a device Microsoft Learn, 2026
- Empreinte carbone d'un ordinateur portable ADEME, Impact CO2 (mise à jour 2025)
- Évaluation de l'impact environnemental d'un ensemble de produits reconditionnés ADEME, septembre 2022
- Guidelines for Media Sanitization, SP 800-88 Rev. 2 NIST, septembre 2025
Non, sauf accord de l'employeur. L'ordinateur professionnel appartient à l'entreprise, ou au loueur s'il est loué, et se restitue au départ du salarié. L'entreprise peut toutefois le lui vendre ou le lui donner : un prix inférieur à la valeur réelle crée alors un avantage en nature, la TVA peut être due, et les données de l'entreprise sont effacées avant la remise.
Si le matériel n'est pas restitué, désactivez d'abord les comptes et les accès du salarié pour protéger les données, puis envoyez une relance écrite datée qui rappelle les équipements et leurs numéros de série. Un ordinateur inscrit dans un outil de gestion des appareils peut être effacé à distance, selon la charte informatique. Les suites disciplinaires ou judiciaires relèvent d'un juriste.
Oui. Un ordinateur restitué contient les fichiers, courriels et identifiants de son ancien utilisateur. La CNIL déconseille de réutiliser un support ayant contenu des données personnelles sans suppression sécurisée. Après la passation et la récupération des fichiers personnels, le disque est effacé selon une méthode reconnue, puis le système est réinstallé, avec un certificat rattaché au numéro de série.
Oui pour les fichiers professionnels : ceux d'un ordinateur de travail sont présumés professionnels, et l'employeur peut y accéder librement, même en l'absence du salarié (CNIL). Les fichiers identifiés comme personnels, par exemple dans un dossier « Personnel », ne s'ouvrent qu'en présence du salarié ou après l'avoir appelé, sauf risque ou événement particulier apprécié par les tribunaux.
En pratique, l'ordinateur professionnel se restitue le dernier jour travaillé, quel que soit le motif du départ, selon les modalités du contrat ou de la charte informatique. En cas de dispense de préavis, de mise à pied ou de litige, ou si l'usage privé de l'ordinateur constituait un avantage en nature, la date de restitution se décide au cas par cas avec un juriste.
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