Vendre ou donner un ordinateur à un salarié
Prix, avantage en nature, TVA et sortie comptable d'un ordinateur cédé à un salarié, puis l'effacement et les licences à régler avant la remise.
Mis à jour le 1 octobre 202610 min de lecture
Vente d'un ordinateur à un salarié : ce que l'entreprise peut faire
La cession d'un ordinateur à un salarié est la sortie d'un bien de l'actif de l'entreprise au profit d'un membre du personnel, contre un prix ou à titre gratuit. Une entreprise peut vendre ou donner ses ordinateurs à ses salariés : c'est une décision de gestion, qui suppose d'en être propriétaire.
Un ordinateur en location financière, en location longue durée ou en crédit-bail dont l'option n'a pas été levée appartient au loueur. Il ne peut pas être cédé au salarié sans l'accord de ce propriétaire.
Une politique de cession aux salariés gagne à être écrite : équipements concernés, méthode de prix, ordre d'attribution, conditions de remise. Elle ne vise en général qu'une partie du parc ; le reste suit le circuit du rachat de parc informatique d'entreprise, comparé en fin de fiche.
Quel prix pour un ordinateur vendu à un salarié ?
Le prix d'un ordinateur vendu à un salarié se fixe en référence à sa valeur réelle, c'est-à-dire sa valeur d'occasion à la date de la cession, et non à sa valeur comptable. Un portable totalement amorti a une valeur nette comptable nulle mais garde souvent une valeur de marché : l'amortissement suit une durée d'usage, pas l'usure réelle.
Les textes ne fixent pas de méthode d'évaluation pour un ordinateur d'occasion. Documentez la valeur retenue : prix constatés pour le même modèle en état comparable, ou cotation écrite d'un professionnel du rachat. Pour repère, un ordinateur reconditionné se revend entre 30 et 80 % du prix du neuf selon son grade ; une machine cédée en l'état n'est pas un produit comparable. Vendre en dessous de la valeur réelle reste possible, mais l'écart devient un élément de rémunération.
Avantage en nature : la vente à prix minoré et le don d'ordinateur
Un avantage en nature est la fourniture par l'employeur d'un bien ou d'un service à titre gratuit ou à un prix inférieur à sa valeur réelle (CGI, art. 82 ; BOI-RSA-BASE-20-20, § 1). Un ordinateur vendu à prix minoré ou donné à un salarié entre dans cette définition : l'avantage s'ajoute à sa rémunération, soumis aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu.
Son montant est la valeur réelle du bien, diminuée de la somme payée par le salarié (BOI-RSA-BASE-20-20, § 20 et 330). Pour les cotisations, l'arrêté du 25 février 2025, applicable depuis le 1er février 2025, retient aussi la valeur réelle pour les avantages sans barème propre (article 7).
Le don d'ordinateurs amortis n'est plus exonéré. La loi de finances pour 2019 (article 30) a supprimé l'exonération prévue au 31° bis de l'article 81 du CGI pour les remises gratuites de matériels informatiques et de logiciels réalisées à compter du 1er janvier 2019 (BOFiP, actualité du 19 avril 2019).
La tolérance de 30 % souvent citée vise un autre cas : les biens produits ou vendus par l'entreprise à sa clientèle, comparés au prix public qu'elle pratique pour le même produit (BOI-RSA-BASE-20-20, § 320). Une entreprise qui ne vend pas d'ordinateurs n'a pas ce prix de référence.
| Situation | Avantage en nature | TVA | Références |
|---|---|---|---|
| Vente au prix de la valeur réelle, ou au-dessus | Aucun | Cession taxée à 20 % sur le prix payé | BOI-RSA-BASE-20-20, § 1 ; CGI, art. 261, 3-1° a |
| Vente à prix minoré | Valeur réelle diminuée du prix payé par le salarié | Cession taxée à 20 % sur le prix payé | BOI-RSA-BASE-20-20, § 20 et 330 ; CGI, art. 266, 1-a |
| Don de l'ordinateur au salarié | Valeur réelle entière, sans exonération depuis 2019 | Livraison à soi-même taxée sur la valeur vénale du jour | Loi de finances pour 2019, art. 30 ; BOI-TVA-BASE-10-20-50, § 40 |
| Ordinateur affecté à une activité sans droit à déduction | Selon le prix, comme ci-dessus | Cession exonérée, pas de livraison à soi-même | CGI, art. 261, 3-1° a ; BOI-TVA-CHAMP-10-20-20, § 20 |
Ne confondez pas la cession avec le prêt : l'usage privé d'un ordinateur mis à disposition s'évalue sur les dépenses réelles ou à 10 % du coût d'achat par an, et il est négligé s'il reste raisonnable (BOI-RSA-BASE-20-20, § 290).
20 %
Taux de TVA d'une cession d'ordinateur ayant ouvert droit à déduction, y compris à un salarié.
CGI, art. 261 et 278
2019
Fin de l'exonération des remises gratuites de matériel informatique aux salariés.
Loi de finances pour 2019, art. 30
10 %
Du coût d'achat par an : forfait de l'usage privé d'un ordinateur prêté, à distinguer d'une cession.
Arrêté du 25 février 2025, art. 5
TVA : vendre ou donner un ordinateur ayant ouvert droit à déduction
La TVA de la vente d'un ordinateur à un salarié suit la règle de toute cession d'immobilisation : si l'ordinateur a ouvert droit à déduction lors de son achat, même partiellement, la vente est soumise à la TVA au taux de 20 % (CGI, art. 261, 3-1° a et art. 278). Que l'acheteur soit un particulier n'y change rien. La taxe porte sur les sommes reçues du salarié (CGI, art. 266, 1-a). Les exonérations et les régularisations sont détaillées dans la fiche sur la TVA de la revente de matériel informatique.
Le don suit une autre logique. Un bien qui a ouvert droit à déduction et que l'entreprise remet gratuitement à son personnel donne lieu à une livraison à soi-même taxable : les besoins du personnel sont des besoins autres que ceux de l'entreprise (CGI, art. 257, II ; BOI-TVA-CHAMP-10-20-20, § 60 à 90). Pour un bien d'investissement, la base est sa valeur vénale au jour de la remise, jamais sa valeur nette comptable (BOI-TVA-BASE-10-20-50, § 40).
Ces articles du CGI s'appliquent jusqu'au transfert de la TVA dans le code des impositions sur les biens et services, le 1er janvier 2027. Votre expert-comptable valide leur application à votre cas.
La sortie comptable de l'ordinateur cédé au salarié
La sortie comptable d'un ordinateur vendu à un salarié est identique à celle d'une vente à un repreneur. Depuis le règlement ANC n° 2022-06, applicable aux exercices ouverts à compter du 1er janvier 2025, le prix hors taxe va au compte 757 et la valeur nette comptable au compte 657 ; l'écart forme la plus-value ou la moins-value. Les écritures sont détaillées dans la fiche vendre du matériel informatique amorti.
Un don ne produit aucun prix : la valeur nette comptable éventuelle passe au compte 657, sans produit en face. Le procès-verbal et les justificatifs d'une sortie sans contrepartie sont présentés dans la procédure de mise au rebut du matériel informatique.
Exemple fictif : la valeur réelle d'un portable totalement amorti est estimée à 300 € toutes taxes comprises ; le salarié le paie 100 €. L'avantage en nature est de 200 €. Si la cession est taxée, les 100 € comprennent 16,67 € de TVA, et le compte 757 enregistre 83,33 € ; la valeur nette comptable, nulle, ne pèse rien au compte 657. Ces montants servent au calcul : ce ne sont ni des prix de marché, ni une cotation.
Pour chaque ordinateur, la décision de cession, l'acte de vente avec le numéro de série et le certificat d'effacement se gardent dix ans (Code de commerce, art. L123-22).
RGPD : effacer l'ordinateur professionnel avant de le remettre
Un ordinateur professionnel vendu ou donné à un salarié s'efface de façon sécurisée avant la remise, y compris quand l'acheteur est celui qui l'utilisait. La CNIL range parmi les pratiques à proscrire le fait de « réutiliser, revendre ou jeter des supports ayant contenu des données personnelles sans que les données n'aient été supprimées de façon sécurisée » (CNIL, mars 2024).
Une fois propriétaire, le salarié n'est plus soumis à la charte informatique. Fichiers clients, courriels synchronisés et mots de passe enregistrés restent sous la responsabilité de l'employeur, au titre de l'obligation de sécurité du RGPD (article 32) détaillée dans la fiche RGPD et fin de vie du matériel informatique.
Une réinitialisation de Windows ou un formatage ne suffit pas. Les méthodes reconnues relèvent de la norme NIST SP 800-88, aux niveaux Clear et Purge, présentées dans le guide des méthodes et normes d'effacement sécurisé. Le salarié récupère ses fichiers personnels avant l'effacement, jamais après.
Le poste quitte aussi les outils de gestion de l'entreprise. Microsoft recommande de désinscrire de Windows Autopilot tout appareil qui quitte définitivement l'organisation, après l'avoir supprimé d'Intune (Microsoft Learn, 2026) : la démarche figure dans la fiche sur le retrait du MDM et d'Autopilot avant la revente.
Licences logicielles : ce qui reste à l'entreprise
Les licences logicielles de l'entreprise ne suivent pas forcément l'ordinateur cédé. Les licences attribuées à des utilisateurs, comme Microsoft 365 ou Windows Enterprise par abonnement, relèvent du contrat de l'entreprise : elles se retirent avant la remise.
Microsoft le décrit pour Windows : l'édition Enterprise par abonnement est attribuée à un utilisateur, et quand sa licence expire ou passe à un autre utilisateur, le poste revient à Windows Pro. Sur les PC concernés, cette édition Pro s'active avec une clé inscrite dans le firmware, lue automatiquement pendant l'installation de Windows (Microsoft Learn, 2026). Avant la remise, vérifiez :
- la déconnexion des comptes de l'entreprise : messagerie, stockage en ligne, mots de passe ;
- le retrait des licences attribuées à l'utilisateur ;
- la désinstallation des logiciels métier, selon leurs contrats de licence ;
- la réinstallation propre du système après l'effacement.
Cession aux salariés ou rachat global du parc : les limites
Une politique de cession aux salariés trouve ses limites face au rachat global d'un parc : elle fait de l'entreprise un vendeur, machine par machine.
| Critère | Vente aux salariés | Rachat global du lot |
|---|---|---|
| Volume traité | Quelques machines, au gré des demandes | Le lot entier, selon les conditions du repreneur |
| Effacement | À organiser en interne, poste par poste, avec une preuve | Effacement par le repreneur, avec un certificat par équipement à exiger |
| Prix et paie | Valeur réelle à documenter, avantage en nature si le prix est minoré | Prix fixé par la cotation, sans incidence sur la paie |
| TVA et comptabilité | Une vente et une sortie d'actif par machine | Une facture et un inventaire pour le lot |
| Garantie | L'entreprise vendeuse reste tenue des vices cachés (Code civil, art. 1641) | Conditions fixées au contrat de rachat entre professionnels |
Les deux circuits se combinent : quelques postes vendus aux salariés qui le demandent, selon des règles écrites, et le reste du lot cédé à un repreneur. Destock Info rachète depuis 2008 portables, postes fixes, all-in-one et écrans, quel que soit leur état, et remet un certificat d'effacement NIST SP 800-88 par équipement.
Pour un salarié qui quitte l'entreprise, la restitution de son ordinateur professionnel précède toute décision de cession. Donner à une association relève d'un autre régime, celui du mécénat : voir le don de matériel informatique d'entreprise.
À retenir
Sources
- Suppression de l'exonération de la remise gratuite de matériels informatiques aux salariés (loi de finances pour 2019, art. 30) BOFiP, actualité du 19 avril 2019
- BOI-TVA-BASE-10-20-50 : base d'imposition des livraisons à soi-même, § 40 BOFiP, septembre 2012
- Règlement n° 2022-06 du 4 novembre 2022 modifiant le plan comptable général (comptes 657 et 757) Autorité des normes comptables
- Windows subscription activation Microsoft Learn, 2026
- Windows Autopilot registration overview : deregister a device Microsoft Learn, 2026
Oui. Une entreprise peut vendre à un salarié un ordinateur dont elle est propriétaire, comme à tout acheteur. La vente est une cession d'immobilisation : prix au compte 757, valeur nette comptable au compte 657, TVA à 20 % si l'ordinateur a ouvert droit à déduction. Un ordinateur loué appartient au loueur et ne se vend pas sans son accord. Les données sont effacées avant la remise.
Oui. Un ordinateur donné à un salarié est un avantage en nature évalué à sa valeur réelle, soumis aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu. L'exonération des remises gratuites de matériel informatique a été supprimée pour les remises réalisées depuis le 1er janvier 2019 (loi de finances pour 2019, art. 30). Une vente à prix minoré crée un avantage égal à l'écart entre la valeur réelle et le prix payé.
Le prix d'un ordinateur amorti vendu à un salarié se fixe sur sa valeur réelle, c'est-à-dire sa valeur d'occasion à la date de la vente, et non sur sa valeur comptable nulle. Les textes ne fixent pas de méthode : documentez le prix retenu par des prix constatés pour le même modèle en état comparable, ou par une cotation écrite. Un prix inférieur crée un avantage en nature.
Oui, si l'ordinateur a ouvert droit à déduction lors de son achat, même partiellement : la vente au salarié est taxée à 20 % sur le prix payé, comme toute cession d'immobilisation (CGI, art. 261, 3-1° a). Elle est exonérée si l'ordinateur servait à une activité sans droit à déduction. Le don d'un ordinateur ayant ouvert droit à déduction est taxé comme une livraison à soi-même, sur sa valeur vénale.
Oui. L'ordinateur vendu au salarié qui l'utilisait contient des données de l'entreprise, de clients ou de collègues, qui restent sous la responsabilité de l'employeur (RGPD, art. 32). La CNIL déconseille de revendre un support sans suppression sécurisée des données. Le salarié récupère d'abord ses fichiers personnels, puis le disque est effacé selon une méthode reconnue, avec un certificat par équipement.
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