Cahier des charges pour la reprise de matériel informatique
Lots, exigences de sécurité, clauses AGEC, REEN et RGPD, critères de notation et pièces à demander, avec un modèle Word gratuit à compléter.
Télécharger le modèle (.docx)Mis à jour le 1 octobre 202611 min de lecture
Appel d'offres de rachat de matériel informatique : pourquoi un cahier des charges
Un cahier des charges de reprise informatique est le document qui décrit le matériel à céder, les prestations attendues du repreneur et les règles de comparaison des offres. Sans lui, chaque prestataire cote un périmètre différent, avec ses propres hypothèses sur l'effacement, le transport et l'état du matériel : les offres ne se comparent pas.
Pour une entreprise, le cahier des charges sert de base de consultation, puis d'annexe au contrat. Pour un acheteur public, tout dépend du montage. Un marché public répond aux besoins de l'acheteur en travaux, fournitures ou services, contre un prix ou tout équivalent (Code de la commande publique, art. L1111-1) : un contrat qui rémunère l'enlèvement et l'effacement relève en principe de cette définition. Une vente de biens réformés suit d'autres règles, présentées dans la fiche sur la réforme et la cession du matériel des collectivités.
Le décret n° 2023-266 précise les voies de vente : par le service du domaine et, pour les collectivités territoriales et leurs groupements, directement ou par un prestataire (art. 2). Le cadre réglementaire d'ensemble est résumé sur la page conformité et législation.
La structure du modèle : 18 articles et 5 annexes
Le modèle de cahier des charges suit l'ordre d'une cession, de la description du parc à l'attestation finale. Les champs à compléter figurent entre crochets ; les notes en italique citent la règle applicable et se suppriment avant diffusion.
| Partie du modèle | Ce qu'elle fixe |
|---|---|
| Articles 1 à 4 | Objet, contexte, lots et inventaire du matériel. |
| Article 5 | Enlèvement, transport, bon d'enlèvement et inventaire de réception. |
| Articles 6 et 7 | Effacement des données et sous-traitance au sens du RGPD. |
| Article 8 | Réemploi, bilan par numéro de série et filière DEEE. |
| Articles 9 à 12 | Prix, écarts d'inventaire, transfert de propriété et paiement. |
| Articles 13 à 15 | Livrables et délais, pénalités, audit. |
| Articles 16 et 17 | Pièces à remettre, critères et méthode de notation. |
| Article 18 | Confidentialité, durée et documents contractuels. |
| Annexes 1 à 5 | Inventaire, bordereau des prix, accord RGPD, sous-traitants et sites, attestation de cession. |
Définir les lots et le périmètre du marché de reprise
Les lots d'un marché de reprise se découpent selon le devenir probable du matériel, car la valeur et les exigences diffèrent. En marché public, l'allotissement est la règle : les marchés sont passés en lots séparés, sauf si leur objet ne permet pas d'identifier des prestations distinctes (Code de la commande publique, art. L2113-10).
- Lot 1, postes de travail : portables, fixes et tout-en-un fonctionnels, cotés par catégorie et par état.
- Lot 2, écrans : souvent cotés à part, avec leurs propres critères d'état.
- Lot 3, matériel hors d'usage : collecte et traitement en filière DEEE, après effacement ou destruction des supports. Ce qui peut y être gratuit est détaillé dans la fiche sur le recyclage informatique gratuit pour les entreprises.
- Lot optionnel : autres équipements, à décrire.
Le périmètre repose sur l'inventaire annexé, une ligne par appareil : le numéro de série reliera ensuite chaque équipement à son certificat. Le modèle d'inventaire Excel gratuit fournit les colonnes utiles. Signalez aussi les verrous connus (BIOS, MDM, verrouillage d'activation), qui pèsent sur la valeur.
Exigences de sécurité : NIST SP 800-88 et certificat par équipement
Les exigences de sécurité forment le cœur du cahier des charges, parce que le matériel quitte l'organisation avec ses données. La norme NIST SP 800-88 rappelle que la perte de contrôle d'un support non effacé peut constituer une violation de données ; un support confié à un prestataire reste sous contrôle si un contrat protège spécifiquement la confidentialité des informations (NIST, 2025). Les articles 6 et 7 du modèle écrivent ce contrat :
- norme et niveau : effacement selon NIST SP 800-88, niveau Purge ou Clear selon le support, avec vérification ;
- lieu et délai : adresse du site d'effacement et délai maximal après l'enlèvement ;
- certificat par support : fabricant, modèle, numéro de série, méthode, technique, outil et version, vérification, opérateur, date, lieu et signature, comme le prévoit la norme ;
- supports non effaçables : destruction physique et certificat par support ;
- sous-traitance : accord conforme à l'article 28 du RGPD, liste nominative des intervenants, autorisation écrite préalable ;
- incident : notification au cédant dans les meilleurs délais, comme l'impose au sous-traitant l'article 33 du RGPD.
La fiche sur le certificat d'effacement des données explique ce qui distingue une preuve unitaire d'un rapport global.
Clauses AGEC, REEN et DEEE : le réemploi d'abord
Les clauses environnementales traduisent la hiérarchie des modes de traitement du Code de l'environnement (art. L541-1), qui place le réemploi avant le recyclage. L'article 8 du modèle demande de privilégier le réemploi, d'orienter le reste vers une filière DEEE agréée et de rendre compte du devenir de chaque numéro de série.
50 %
Des matériels informatiques réformés de l'État et des collectivités à orienter vers le réemploi depuis 2025.
Décret n° 2023-266
10 ans
Au-delà de cet âge à la réforme, un matériel sort du calcul de cet objectif.
Décret n° 2023-266, art. 1
22 août 2026
Depuis cette date, un critère environnemental au moins dans chaque marché public.
CCP, art. L2152-7
Pour l'État et les collectivités, la loi REEN (art. 16) et le décret n° 2023-266 fixent à 50 % depuis 2025 la part des matériels informatiques réformés à orienter vers le réemploi ou la réutilisation. Un matériel vendu ne compte qu'à une condition : que le repreneur se soit engagé au préalable à le réemployer ou à le préparer en vue de la réutilisation, et qu'il puisse justifier ensuite de la réalisation effective (art. 2). Le modèle écrit cet engagement et exige le bilan qui le prouve.
La loi AGEC (art. 58) vise l'autre versant : 20 % des achats publics de matériel informatique issus du réemploi depuis le 1er juillet 2024, un sujet traité dans la fiche sur l'achat de reconditionné conforme AGEC. Pour les déchets, le détenteur reste responsable jusqu'au traitement final et doit vérifier que l'opérateur est autorisé à les prendre en charge (art. L541-2) : le modèle demande son nom et ce justificatif.
Critères de sélection du prestataire et méthode de notation
Les critères de sélection d'un prestataire de reprise se répartissent entre exigences éliminatoires et critères notés. La grille de 12 critères pour choisir un prestataire de rachat sert à préparer l'analyse ; le cahier des charges la transforme en règles annoncées à l'avance. En marché public, les critères et leurs modalités figurent dans les documents de la consultation (art. R2152-11) et sont pondérés en procédure formalisée (art. R2152-12).
| Critère | Pondération indicative | Ce qui est noté |
|---|---|---|
| Valeur de reprise | 35 % | Montant total sur l'inventaire annexé, noté en proportion de la meilleure offre. |
| Sécurité des données | 30 % | Lieu et délai d'effacement, niveau par type de support, certificat, nombre d'intermédiaires. |
| Réemploi et traçabilité | 20 % | Part de réemploi visée et sa preuve, bilan par numéro de série, filière DEEE. |
| Délais et logistique | 10 % | Planning d'enlèvement, délais de remise des livrables et de paiement. |
| Engagement social (option) | 5 % | Recours à des structures d'insertion ou de réemploi solidaire. |
Les exigences éliminatoires se vérifient sur pièces avant toute notation : effacement selon NIST SP 800-88 avec certificat par support, acceptation de l'accord de sous-traitance, liste des sous-traitants, filière DEEE identifiée. Le critère « réemploi et traçabilité » répond à l'obligation, pour un marché public, de retenir au moins un critère environnemental. Ajustez les pondérations à la sensibilité des données.
Les pièces à demander aux candidats
Les pièces à demander aux candidats prouvent la capacité du repreneur avant la signature, et non après l'enlèvement. L'article 16 du modèle les liste ; voici ce que chacune établit.
| Pièce | Ce qu'elle établit |
|---|---|
| Extrait Kbis | L'existence et la situation juridique de la société. |
| Attestation de vigilance de l'Urssaf | Des déclarations sociales à jour ; à renouveler tous les six mois (Code du travail, art. D8222-5). |
| Attestation d'assurance | La couverture du matériel pendant le transport et l'entreposage. |
| Procédure d'effacement écrite | La norme, le niveau et la technique appliqués à chaque type de support. |
| Modèles de certificats | Les mentions d'un certificat d'effacement et d'un certificat de destruction. |
| Liste des sous-traitants et des sites | Qui intervient, à quelle adresse et à quelle étape. |
| Justificatifs de la filière DEEE | L'opérateur de traitement autorisé et l'éco-organisme agréé. |
| Exemple de bilan de traitement | La capacité à rendre compte du devenir de chaque numéro de série. |
Les documents remis à la clôture, du bon d'enlèvement à l'attestation finale, sont décrits dans la fiche sur l'attestation de cession de matériel informatique ; l'annexe 5 du modèle en reprend les champs.
Télécharger le modèle de cahier des charges (.docx)
Le modèle de cahier des charges de reprise est un document Word gratuit, téléchargeable sans inscription, qui s'ouvre aussi dans LibreOffice Writer ou Google Docs. Il ne contient aucune mention commerciale et ne constitue pas un conseil juridique.
Pour l'adapter, suivez cet ordre :
- Décrire le parc. Compléter l'inventaire de l'annexe 1, une ligne par équipement, et supprimer les lots sans objet.
- Fixer le niveau d'exigence. Choisir le lieu d'effacement, le délai maximal avant effacement et les délais de remise des livrables.
- Arrêter la notation. Ajuster les pondérations de l'article 17 et vérifier les exigences éliminatoires.
- Faire relire. Soumettre les articles 9 à 12 (prix, propriété, paiement) au service juridique ou achats.
- Consulter. Envoyer le même dossier à chaque candidat, puis noter les offres sur pièces.
À titre d'exemple, Destock Info publie les éléments que demande l'article 6 du modèle : un effacement selon la norme NIST SP 800-88, niveaux Clear et Purge, réalisé dans son atelier de Veurey-Voroize, près de Grenoble, avec un certificat par équipement.
À retenir
Sources
- Guidelines for Media Sanitization, SP 800-88 Rev. 2 (sections 4.3.4 et 4.6) NIST, septembre 2025
- RGPD, articles 28 et 33 : sous-traitant, notification des violations CNIL, texte du règlement (UE) 2016/679
- Code de la commande publique, article L2152-7 : critère environnemental Légifrance, version en vigueur depuis le 22 août 2026
Un appel d'offres de rachat de matériel informatique repose sur un cahier des charges qui décrit le parc ligne par ligne, découpe les lots, fixe les exigences d'effacement, de traçabilité et de réemploi, puis annonce les critères et leur pondération. Chaque candidat cote le même inventaire et fournit les mêmes pièces. Le modèle gratuit de cette page propose 18 articles et 5 annexes à compléter.
Un cahier des charges ITAD précise l'objet et les lots, l'inventaire du matériel, l'enlèvement et la chaîne de contrôle, la norme d'effacement avec un certificat par support, l'accord de sous-traitance prévu par l'article 28 du RGPD, le réemploi et la filière DEEE, le prix et les écarts d'inventaire, le transfert de propriété, le paiement, les livrables, les pièces à remettre et la méthode de notation.
Les critères de sélection d'un prestataire de reprise informatique combinent des exigences éliminatoires (effacement selon NIST SP 800-88 avec certificat par support, accord RGPD, sous-traitants et filière DEEE déclarés) et des critères notés : valeur de reprise, sécurité des données, réemploi et traçabilité, délais. Une pondération indicative est de 35, 30, 20 et 10 %, ajustée à la sensibilité des données.
Dans un marché de reprise, l'obligation qui s'applique est celle de la loi REEN : l'État et les collectivités doivent orienter vers le réemploi 50 % de leurs matériels informatiques réformés. Un matériel vendu ne compte que si le repreneur s'est engagé au préalable à le réemployer et peut le justifier ensuite (décret n° 2023-266). Le quota d'achat de reconditionné de la loi AGEC relève d'un autre marché.
Pas nécessairement. Un marché public suppose de répondre à un besoin de l'acheteur en travaux, fournitures ou services, contre un prix ou tout équivalent (Code de la commande publique, art. L1111-1). Un contrat qui rémunère l'enlèvement et l'effacement relève en principe de cette définition ; une vente de biens réformés suit d'autres règles, que les collectivités peuvent mettre en œuvre directement ou par un prestataire (décret n° 2023-266).
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